Off-boarding Policy voor Suppliers

1. Doelstelling

Deze policy heeft als doel om op een transparante, gestructureerde en veilige manier samenwerkingen met leveranciers te beëindigen, met specifieke aandacht voor sociale, economische en culturele kwetsbaarheden in de landen waar leveranciers actief zijn. Het proces waarborgt continuïteit van de bedrijfsvoering, naleving van contractuele en wettelijke verplichtingen, respectvolle omgang met leveranciers en ondersteuning bij een zorgvuldige transitie.

2. Toepassingsgebied

Deze policy geldt voor alle leveranciers (producten, diensten en consultants) waarmee de organisatie een contractuele relatie heeft of heeft gehad, met bijzondere aandacht voor leveranciers in regio’s met verhoogde sociale en economische risico’s.

3. Principes

• Transparantie: duidelijke en tijdige communicatie over de beëindiging van de samenwerking.
• Compliance: naleving van wet- en regelgeving, contractuele verplichtingen en internationale richtlijnen (ILO, UNGP’s, OECD Guidelines).
• Sociale verantwoordelijkheid: vermijden dat off-boarding disproportionele negatieve impact heeft op kwetsbare groepen (arbeiders, vrouwen, jongeren, migranten).
• Risicobeheersing: minimaliseren van operationele, juridische, sociale en reputatierisico’s.
• Respectvolle afronding: professioneel en respectvol afsluiten van de samenwerking, met oog voor de menselijke dimensie.

4. Processtappen

4.1 Initiatief tot beëindiging

• Off-boarding kan voortkomen uit contractuele einddatum, prestatieproblemen, strategische keuzes of wederzijds akkoord.
• Bij leveranciers in kwetsbare regio’s wordt vooraf een sociaal effect assessment gemaakt om de impact op werknemers en gemeenschappen te beoordelen.

• Review van contract: opzegtermijn, exit-clausules, financiële verplichtingen.

• Documenteer de risico’s voor zowel business continuity als sociale impact.

• Formele schriftelijke kennisgeving aan de leverancier.
• Bij leveranciers in kwetsbare posities: duidelijke uitleg, voldoende opzegtermijn en waar mogelijk dialoog om negatieve effecten te beperken.

• Retour of overdracht van materialen, middelen, en eventuele bedrijfseigendommen.
• Bij productiepartners: waar mogelijk gefaseerde afbouw van orders om werkgelegenheidsverlies te beperken.

• Correcte en tijdige afwikkeling van openstaande facturen en betalingen.
• Bij voorkeur geen inhoudingen die de leverancier of werknemers onnodig kwetsen.

• Evaluatie van beëindiging, inclusief de sociale impact.
• Gebruik deze inzichten bij toekomstige leveranciersselectie en contractonderhandelingen.
• Feedbackgesprek met de leverancier indien mogelijk, om bij te dragen aan hun ontwikkeling.